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企业法律风险管理与防范研究(三)-- 合同履行、变更、解除中的法律风险管理与控制
添加时间:2014-01-14

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作者:张超 ?王展

第四部分??????合同档案管理

? ? ? ? 合同档案管理是对已履行完毕合同的管理,是一个企业档案管理的重要组成部分。合同履行完毕后,可能还会产生有关质量担保等争议和纠纷,合同仍然可能成为重要证据和文件在后续的诉讼和仲裁中使用。

? ? ? ? 完善的合同档案管理有利于各个部门查阅和总结经验。

? ? ? ? ?一、合同档案管理法律风险点

? ? ? ? 1、合同相对方可能行使撤销权(1年或5年,合同法第75条)。

? ? ? ? 2、买卖合同中标的物存在质量保证期的,可能需要承担责任(合同法第158条)。

? ? ? ? 3、买卖合同中标的物没有质量保证期的,需承担瑕疵担保责任(2年,合同法第158条)。

? ? ? ? 4、合同争议存在诉讼时效(1年或2年或4年,最长20年,民法通则第135、136、137条;合同法第129条)。

? ? ? ? 5、与其他未履行完毕的合同可能存在关联性。

? ? ? ? 二、合同档案管理常见法律风险案例分析

【案例】补充协议遗失,承担了不应该由其承担的损失

? ? ? ? ?2005年6月10日,某建筑公司A与某贸易公司B签订了一份购销合同,A向B购买100吨?X型号的钢材并约定了质量标准,但未约定检验期。6月20日,双方签订补充协议,约定了检验期间为交付货物之日起一个月内。7月20日,B按约交付了货物,A随后付了全款。直到2005年年底,B未就货物的数量或质量问题提出任何问题。A公司经办人员认为该份合同已顺利履行,遂将合同和补充协议随意搁置。2006年1月,B突然通知A,声称钢材的质量不符合约定,要求赔偿损失。A辩称根据合同法第158条,B未在检验期内通知的,视为标的物数量或质量符合约定。B认为双方在合同中并未约定检验期。A称合同虽未约定,但双方存在补充协议。但A最终只找到了合同,补充协议已经遗失。B随后向法院起诉,由于A未能提供补充协议,法院最终支持了B的诉讼请求,判决A赔偿钢材质量不合格给B造成的损失。

? ? ? ? 三、合同档案管理风险防范要点

? ? ? ?(一)建立完善的合同档案管理制度,要妥善保管好合同的原件以及双方履行中往来的全部书面记录。
? ? ? ? 合同的原件保管是非常重要的,这不但是合同的履行的必要条件,更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢,则会多企业索赔造成非常被动的局面,甚至会导致无法进行索赔。

? ? ? ? 许多合同的内容是企业不愿意公开的,也有些合同中会涉及到商业秘密或者技术秘密。对这些合同的保管,格外显得重要,可由签订了保密协议的人员负责保管。  

? ? ? ? 涉及合同签订或履行的重要电子邮件证据的收集要特别注意,我们不能擅自直接从邮箱下载删除,应尽量长时间的保存在邮箱服务器中,取证时需要由公证机关下载保存并打印,制作成公证书。
  涉及往来传真件必须及时复印加以保存。??

? ? ? ? (二)根据合同的种类、重要性等给予不同的保存期限。

? ? ? ? 合同原件保管的多长时间,最短不应少于2年期限,这2年期限自合同履行完毕之日起计算。之所以是2年期限,主要是我国的民事纠纷期限也是2年。当然,有些合同2年期限显然过短,尤其是那些重要的设备、工程安装、工程施工合同、房屋买卖合同等等,这些合同的保管期限至少应等于或大于它的使用年限。

? ? ? ? (三)整理合同档案,形成便于各个部门查阅和寻找的电子信息系统。

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